Eine n8n-Agentur analysiert wiederkehrende Geschäftsprozesse, baut sie als automatisierte Workflows in der Plattform n8n, bindet Ihre Systeme und KI-Modelle an und betreibt die Workflows auf Wunsch dauerhaft. Bei AI Rockstars bauen wir diese Workflows selbst, ohne Subunternehmer. Auf Wunsch betreiben wir n8n self-hosted auf Servern in Deutschland, sodass Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben. Unsere eigenen Workflows veröffentlichen wir: Die n8n-Templates und Tutorials gehören zu den meistgelesenen Inhalten auf ai-rockstars.de.
- 0 € für den Einstieg: Das Potenzialgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
- 4–6 Wochen bis zum ersten produktiven Workflow.
- 1 Kostenübersicht vor Vertragsbeginn, inklusive aller laufenden Kosten für Lizenz, Server und KI-Tokens.
Für wen unsere n8n-Agentur gedacht ist
Wir arbeiten mit Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden, die einen konkreten Prozess entlasten wollen, ohne eigene Automatisierungsabteilung. Drei typische Ausgangslagen (Beispielszenarien, keine Kundenfälle):
- Handel, 80 Mitarbeitende, Rechnungseingang: Die Buchhaltung erfasst rund 1.200 Lieferantenrechnungen pro Monat per Hand aus E-Mail-Anhängen. Die Frage der Geschäftsführung: „Wie ziehen wir den Monatsabschluss um drei Tage vor, ohne eine weitere Stelle zu besetzen?“
- B2B-Dienstleister, 45 Mitarbeitende, Lead-Routing ins CRM: Anfragen aus Website, LinkedIn und Messen landen in drei Postfächern und werden erst Tage später im CRM angelegt. Die Frage: „Warum vergehen zwei Tage, bis jemand aus dem Vertrieb eine Anfrage zurückruft?“
- Maschinenbau, 250 Mitarbeitende, Angebotsvorbereitung: Der Vertriebsinnendienst stellt Angebote aus technischen Anfragen, Stücklisten und alten Angeboten im ERP zusammen. Die Frage: „Wie kommen wir von fünf Tagen Angebotszeit auf zwei, ohne dass Technik und Vertrieb mehr Stunden investieren?“
Was wir mit n8n automatisieren
Die Nutzenwerte sind Richtwerte, die wir in der Prozessaufnahme für Ihren Fall prüfen.
Rechnungseingang: n8n liest Rechnungen aus dem Postfach, extrahiert Kopfdaten und Positionen per KI-Modell und übergibt sie an DATEV, lexoffice oder Ihr ERP. Unklare Belege gehen zur Freigabe an die Buchhaltung. Nutzen: 3–5 Minuten weniger Erfassungszeit pro Beleg [Schätzung].
Lead-Qualifizierung: Anfragen aus Formular, E-Mail oder Messe-Scan werden mit Firmendaten angereichert, per KI bewertet und in HubSpot, Pipedrive oder Salesforce angelegt. Der Vertrieb wird sofort per Teams oder Slack informiert. Nutzen: Reaktionszeit von Tagen auf unter 15 Minuten [Schätzung].
Kundenservice-Triage: Eingehende Tickets werden nach Thema und Dringlichkeit klassifiziert, an das richtige Team verteilt und mit einem Antwortentwurf versehen, den Mitarbeitende freigeben. Details dazu unter Kundenservice automatisieren. Nutzen: 30–50 % der Tickets mit vorformulierter Antwort [Schätzung].
Reporting: Zahlen aus CRM, Shop, Buchhaltung und Werbekonten werden automatisch zusammengeführt und jeden Montag als Bericht per E-Mail oder Teams verschickt. Nutzen: 2–4 Stunden Handarbeit pro Woche weniger [Schätzung].
Onboarding und HR: Bei neuen Mitarbeitenden legt n8n Konten in Microsoft 365 oder Google Workspace an, stößt die Hardware-Bestellung an und verschickt Checklisten. Beim Austritt werden Zugänge entzogen. Nutzen: 1–2 Stunden IT- und HR-Aufwand pro Eintritt [Schätzung].
KI-Agenten mit AI Agent Node und MCP: Der AI Agent Node verbindet ein Sprachmodell mit Werkzeugen wie CRM, Datenbank oder Websuche. Über das Model Context Protocol (MCP) greift der Agent auf weitere Systeme zu oder stellt Ihre n8n-Workflows anderen KI-Anwendungen bereit. Mehr unter KI-Agenten erstellen. Nutzen: Recherche- und Vorbereitungsaufgaben 50–70 % schneller [Schätzung].
n8n, Make oder Zapier: Was wir wann empfehlen
Alle drei Plattformen verbinden Anwendungen ohne klassische Softwareentwicklung, unterscheiden sich aber bei Hosting, Abrechnung und KI.
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Hosting und Datenhoheit | Self-hosted auf eigenem Server möglich, Cloud in Frankfurt | Nur Cloud, kein Self-Hosting | Nur Cloud, kein Self-Hosting |
| Preis bei 10.000 Läufen/Monat | Cloud Pro 50 €/Monat (10.000 Executions) oder Community Edition 0 € plus Server 10–40 €/Monat | Core ab ca. 9 €/Monat für 10.000 Operationen; jeder Modulschritt zählt, bei 5 Schritten pro Lauf sind ca. 50.000 Operationen nötig | Professional ab ca. 19,99 $/Monat für 750 Tasks; jede Aktion zählt, 10.000 Läufe erfordern eine deutlich höhere Stufe |
| KI-Agenten | AI Agent Node, Memory, Tools, MCP als Client und Server | KI-Module und Agenten-Funktionen, weniger Konfigurationstiefe | KI-Aktionen, Agenten als separates Produkt |
| Komplexität | Mittel bis hoch, Code-Nodes in JavaScript und Python | Mittel, visueller Editor | Niedrig |
| Eignung | Datenkritische Prozesse, hohe Volumen, KI-Agenten | Mittlere Volumen ohne Self-Hosting-Bedarf | Einfache Verknüpfungen mit geringem Volumen |
Preise: Stand 09/2026, Listenpreise, gerundet.
Wir empfehlen n8n, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, Workflows viele Schritte haben oder KI-Agenten geplant sind. Make ist sinnvoll, wenn Ihr Team bereits damit arbeitet und die Volumen überschaubar bleiben. Als Make-Agentur übernehmen wir auch bestehende Szenarien oder migrieren sie nach n8n.
Unser Vorgehen in 4 Schritten
1. Prozessaufnahme
Dauer: 1–2 Wochen · Preis: auf Anfrage
Wir sprechen mit den Ausführenden und messen Volumen, Zeitaufwand und Fehlerquellen. Parallel prüfen wir Schnittstellen, Berechtigungen und Datenschutz. Daraus priorisieren wir nach Aufwand und Nutzen.
Ergebnis: Eine Prozesslandkarte mit priorisierten Workflows und einer Kostenübersicht inklusive laufender Kosten.
2. Pilot-Workflow mit Abbruchkriterium
Dauer: 2–4 Wochen · Preis: auf Anfrage
Wir bauen den ersten Workflow und testen ihn mit echten Daten aus Ihrem Betrieb. Vorab legen wir ein messbares Abbruchkriterium fest, etwa eine Erkennungsquote unter 90 % bei Rechnungen. Wird es verfehlt, stoppen wir, bevor weiteres Budget fließt.
Ergebnis: Ein produktiver Workflow mit gemessenem Nutzen oder eine begründete Entscheidung gegen den Ausbau.
3. Ausbau und Anbindung
Dauer: 1–3 Monate · Preis: auf Anfrage
Wir binden weitere Systeme wie ERP, CRM oder DMS an und automatisieren die nächsten priorisierten Prozesse. Jeder Workflow erhält Fehlerbehandlung, Logging und Freigabeschritte. Ihre Fachabteilungen testen jede Stufe vor dem Livegang.
Ergebnis: Mehrere produktive Workflows, die auf gemeinsamen Standards für Sicherheit und Fehlerbehandlung laufen.
4. Betrieb, Monitoring, Übergabe
Dauer: laufend, monatlich kündbar · Preis: auf Anfrage
Wir überwachen die Workflows, spielen Updates ein und passen sie an, wenn sich Systeme ändern. Alternativ übergeben wir den Betrieb an Ihre IT. Dazu gehören Dokumentation und Schulung.
Ergebnis: Stabile Workflows mit klarer Verantwortung, entweder bei uns oder bei Ihrem Team.
Self-Hosted oder n8n Cloud?
Die Community Edition von n8n kostet keine Lizenz und läuft auf einem eigenen Server in Deutschland, etwa bei Hetzner oder IONOS. Sie behalten die volle Kontrolle über Daten und Zugriffe, tragen aber Verantwortung für Updates, Backups und Monitoring. Eine Anleitung finden Sie in unserem n8n-Tutorial zum Hosting.
n8n Cloud läuft in Frankfurt und ist in wenigen Minuten einsatzbereit. Sie zahlen eine monatliche Lizenz, dafür entfällt der Serverbetrieb.
| Kriterium | Self-Hosted (Community Edition) | n8n Cloud |
|---|---|---|
| Lizenz | 0 € | Starter 20 €/Monat (2.500 Executions), Pro 50 €/Monat (10.000) |
| Server | 10–40 €/Monat | Inklusive, Rechenzentrum Frankfurt |
| Updates und Backups | Ihre IT oder unser Betrieb | n8n |
| Geeignet für | Sensible Daten, eigene IT-Ressourcen | Schneller Start, wenig IT-Kapazität |
Datenschutz-Hinweis: Das Hosting von n8n beantwortet die DSGVO-Frage nur teilweise. Modellanbieter wie OpenAI oder Anthropic sind eigene Auftragsverarbeiter, mit denen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. EU-Hosting der Modelle ist über Microsoft Azure, AWS Bedrock oder Google Vertex möglich. Wenn Daten den eigenen Server gar nicht verlassen sollen, setzen wir lokale Modelle per Ollama ein.
Was ein n8n-Projekt kostet
| Leistung | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| Potenzialgespräch | 30 Minuten, Einschätzung von 1–3 Prozessen | 0 € |
| Prozessaufnahme | 1–2 Wochen, Prozesslandkarte, Kostenübersicht | auf Anfrage |
| Pilot-Workflow | 2–4 Wochen, ein produktiver Workflow mit Abbruchkriterium | auf Anfrage |
| Ausbau und Anbindung | 1–3 Monate, weitere Workflows und Systeme | auf Anfrage |
| Betrieb und Monitoring | laufend, monatlich kündbar | auf Anfrage |
Laufend kommen n8n-Lizenz oder Server, KI-Tokens und optional unser Betrieb hinzu. Ein Beispiel: Eine Support-Triage für 300 Tickets pro Monat verbraucht etwa 6 $ an Tokens, dazu kommen 20 € für n8n Cloud Starter. Diese Posten weisen wir vorab einzeln aus.
Der Grund für diese Offenheit: Laut Bitkom (14.09.2026) sehen 63 % der Unternehmen unkalkulierbare Kosten als Hemmnis beim KI-Einsatz. Als Kostentreiber nennen sie Infrastruktur (51 %), Datenvorbereitung (50 %) und Systemintegration (41 %). Bereits im März 2026 meldeten 33 % der Unternehmen höhere Kosten als erwartet.
Warum AI Rockstars als n8n-Agentur
Wir bauen und veröffentlichen selbst. Unsere Workflows sind öffentlich einsehbar, etwa in Die 10 besten n8n-Workflow-Templates, im n8n-Tutorial zum Hosting und in unserer Anleitung zum MCP-Server in n8n. Sie sehen vorab, wie wir arbeiten.
Freigabe und Logging in jedem Workflow. Kritische Aktionen wie Zahlungen, Kundenmails oder Löschungen laufen über eine menschliche Freigabe (Human-in-the-loop). Jede Ausführung wird protokolliert und ist nachvollziehbar.
Kosten offen. Sie erhalten vor Vertragsbeginn eine Übersicht aller Projekt- und laufenden Kosten, getrennt nach Lizenz, Server, Tokens und Betrieb.
Übergabe mit Dokumentation und Schulung. Jeder Workflow wird dokumentiert, Ihr Team wird geschult. Damit erfüllen Sie auch die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act. Mehr dazu in unserer KI-Beratung.
Florian Schröder verantwortet Strategy & Growth, Ralf Schukay Data & Automation. Beide Gründer haben für und mit SAP, eBay, Avira, Schüco, der OECD und der IHK gearbeitet.
Häufige Fragen zur n8n-Agentur
Was ist n8n?
n8n ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung aus Berlin, mit der Sie Anwendungen, Datenbanken und KI-Modelle über einen visuellen Editor verbinden. Sie bietet Hunderte fertige Integrationen, Code-Nodes in JavaScript und Python sowie Funktionen für KI-Agenten. Die Community Edition betreiben Sie kostenlos auf eigenen Servern, alternativ nutzen Sie n8n Cloud mit Hosting in Frankfurt.
Was kostet eine n8n-Agentur?
Das Potenzialgespräch ist bei uns kostenlos, alle weiteren Leistungen kalkulieren wir nach der Prozessaufnahme auf Anfrage. Vor Vertragsbeginn erhalten Sie eine Kostenübersicht, die Projektkosten und laufende Kosten trennt. Laufend fallen n8n-Lizenz oder Server, KI-Tokens nach Verbrauch und optional unser Betrieb an. Eine Support-Triage für 300 Tickets kostet etwa 6 $ Tokens plus 20 € n8n im Monat.
n8n oder Make?
Wir empfehlen n8n, wenn Datenhoheit, hohe Ausführungszahlen oder KI-Agenten wichtig sind, und Make für überschaubare Prozesse ohne Self-Hosting-Bedarf. n8n rechnet pro Workflow-Lauf ab, Make pro Operation, also pro Modulschritt. Bei Workflows mit vielen Schritten wird Make dadurch schneller teurer. Bestehende Make-Szenarien übernehmen wir oder migrieren sie nach n8n, wenn sich das rechnet.
Ist n8n DSGVO-konform?
n8n lässt sich DSGVO-konform betreiben, entscheidend sind Hosting, Auftragsverarbeitungsverträge und die angebundenen Dienste. Self-hosted auf einem deutschen Server behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten, n8n Cloud läuft in Frankfurt. KI-Anbieter wie OpenAI oder Anthropic sind eigene Auftragsverarbeiter mit eigenem AVV. EU-Hosting der Modelle ist über Azure, AWS Bedrock oder Google Vertex möglich, lokale Modelle über Ollama.
Können wir n8n selbst betreiben?
Ja, die Community Edition von n8n ist lizenzkostenfrei und läuft auf jedem Linux-Server mit Docker. Ein Server für 10–40 € im Monat reicht für die meisten Projekte im Mittelstand. Sie brauchen jemanden, der Updates, Backups und Monitoring übernimmt. Das kann Ihre IT sein oder wir im Rahmen des Betriebs, monatlich kündbar. Bei der Übergabe erhalten Sie Dokumentation und Schulung.
Wie lange dauert ein erster Workflow?
Bis zum ersten produktiven Workflow vergehen in der Regel 4–6 Wochen. Davon entfallen 1–2 Wochen auf die Prozessaufnahme und 2–4 Wochen auf den Pilot mit echten Daten. Einfache Workflows wie ein wöchentliches Reporting sind schneller fertig. Länger dauert es, wenn Schnittstellen zum ERP erst freigeschaltet oder Berechtigungen intern abgestimmt werden müssen.
Baut ihr auch KI-Agenten mit n8n?
Ja, wir bauen KI-Agenten mit dem AI Agent Node von n8n. Der Agent nutzt ein Sprachmodell, greift über Tools und das Model Context Protocol (MCP) auf Ihre Systeme zu und entscheidet, welche Schritte er ausführt. Kritische Aktionen wie Versand, Buchung oder Löschung laufen bei uns immer über eine menschliche Freigabe. Jeder Schritt wird protokolliert.
Was passiert, wenn ein Workflow ausfällt?
Fällt ein Workflow aus, meldet ein Error-Workflow den Fehler sofort per E-Mail, Slack oder Teams an die zuständige Person. Fehlgeschlagene Ausführungen bleiben mit allen Daten gespeichert und lassen sich nach der Korrektur erneut starten. Im Betrieb überwachen wir die Workflows und beheben Fehler innerhalb vereinbarter Reaktionszeiten. Für kritische Prozesse definieren wir vorab einen manuellen Ausweichprozess.
n8n-Agentur beauftragen: Ihr nächster Schritt
Im Potenzialgespräch besprechen wir einen bis drei Prozesse, die Ihr Team heute Zeit kosten. Sie erhalten eine erste Einschätzung zu Machbarkeit, Dauer und laufenden Kosten. Das Gespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.