{ "name": "Meeting-Recording → Transkript → KI To-Do-Liste → E-Mail an Teilnehmer", "nodes": [ { "id": "webhook-1", "name": "Meeting-Recording empfangen", "type": "n8n-nodes-base.webhook", "typeVersion": 2.1, "position": [250, 300], "webhookId": "meeting-recording", "parameters": { "httpMethod": "POST", "path": "meeting-recording", "responseMode": "onReceived", "options": { "binaryData": true, "rawBody": true } }, "notes": "Empfängt das Meeting-Recording per POST.\n\nOption A: Audio/Video-Datei als Binary (von Zoom, Teams, Google Meet via Zapier/Make/direkter Upload)\nOption B: JSON mit bereits fertigem Transkript:\n{\n \"meeting_title\": \"Sprint Planning\",\n \"date\": \"2026-02-17\",\n \"participants\": [{\"name\": \"Max Müller\", \"email\": \"max@firma.de\"}],\n \"transcript\": \"...\",\n \"recording_url\": \"https://...\"\n}\n\nViele Tools (Zoom, Fireflies, Otter.ai) können Webhooks senden." }, { "id": "check-input", "name": "Transkript oder Audio?", "type": "n8n-nodes-base.if", "typeVersion": 2.2, "position": [500, 300], "parameters": { "conditions": { "options": { "caseSensitive": true, "leftValue": "", "typeValidation": "loose" }, "conditions": [ { "id": "has-transcript", "leftValue": "={{ $json.body?.transcript || $json.transcript || '' }}", "rightValue": "", "operator": { "type": "string", "operation": "notEmpty" } } ], "combinator": "and" } }, "notes": "Prüft ob bereits ein Transkript mitgeliefert wurde (z.B. von Otter.ai, Fireflies, Zoom) oder ob eine Audio-Datei transkribiert werden muss." }, { "id": "use-transcript", "name": "Vorhandenes Transkript nutzen", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [750, 150], "parameters": { "jsCode": "const data = $input.first().json;\nconst body = data.body || data;\n\nreturn [{\n json: {\n meeting_title: body.meeting_title || body.topic || 'Unbenanntes Meeting',\n date: body.date || body.start_time || new Date().toISOString().split('T')[0],\n participants: body.participants || body.attendees || [],\n transcript: body.transcript || body.text || '',\n recording_url: body.recording_url || body.play_url || '',\n duration_minutes: body.duration || body.duration_minutes || 0,\n quelle: 'Mitgeliefertes Transkript'\n }\n}];" }, "notes": "Extrahiert und normalisiert das mitgelieferte Transkript und die Meeting-Metadaten." }, { "id": "whisper-transcribe", "name": "Audio transkribieren (OpenAI Whisper)", "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.openAi", "typeVersion": 2.1, "position": [750, 450], "parameters": { "resource": "audio", "operation": "transcribe", "options": { "language": "de", "temperature": 0 } }, "credentials": { "openAiApi": { "id": "", "name": "OpenAI API" } }, "notes": "Transkribiert die Audio-Datei via OpenAI Whisper API. Unterstützt mp3, mp4, mpeg, mpga, m4a, wav, webm. Sprache auf Deutsch gesetzt. Max. 25 MB pro Datei — bei längeren Recordings muss die Datei vorher gesplittet werden." }, { "id": "prepare-audio-result", "name": "Whisper-Ergebnis aufbereiten", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [1000, 450], "parameters": { "jsCode": "const whisperResult = $input.first().json;\nconst webhookData = $('Meeting-Recording empfangen').first().json;\nconst body = webhookData.body || webhookData;\n\nreturn [{\n json: {\n meeting_title: body.meeting_title || body.topic || 'Unbenanntes Meeting',\n date: body.date || new Date().toISOString().split('T')[0],\n participants: body.participants || body.attendees || [],\n transcript: whisperResult.text || whisperResult.transcription || '',\n recording_url: body.recording_url || '',\n duration_minutes: body.duration || 0,\n quelle: 'OpenAI Whisper Transkription'\n }\n}];" }, "notes": "Kombiniert das Whisper-Transkript mit den Meeting-Metadaten aus dem Webhook." }, { "id": "merge-paths", "name": "Pfade zusammenführen", "type": "n8n-nodes-base.merge", "typeVersion": 3.1, "position": [1250, 300], "parameters": { "mode": "passThrough", "output": "input1" }, "notes": "Führt beide Pfade (vorhandenes Transkript / frisch transkribiert) zusammen." }, { "id": "ai-analyze", "name": "KI: Meeting analysieren & To-Dos erstellen", "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.openAi", "typeVersion": 2.1, "position": [1500, 300], "parameters": { "resource": "text", "operation": "message", "modelId": { "__rl": true, "mode": "id", "value": "gpt-4o" }, "messages": { "values": [ { "content": "=Du bist ein erfahrener Meeting-Analyst und Projektmanager. Analysiere das folgende Meeting-Transkript gründlich.\n\n## Erstelle folgende Abschnitte:\n\n### 1. Meeting-Zusammenfassung\n- 3-5 Sätze Kernzusammenfassung\n- Was war das Hauptziel des Meetings?\n- Wurde das Ziel erreicht?\n\n### 2. Wichtigste Entscheidungen\n- Liste aller getroffenen Entscheidungen\n- Wer hat die Entscheidung getroffen?\n\n### 3. To-Do-Liste\nFür JEDE Aufgabe extrahiere:\n- **aufgabe**: Klare, aktionsorientierte Beschreibung\n- **verantwortlich**: Name der zuständigen Person (aus dem Transkript)\n- **deadline**: Genanntes oder geschätztes Datum (YYYY-MM-DD)\n- **prioritaet**: hoch / mittel / niedrig\n- **kontext**: Kurzer Kontext warum die Aufgabe wichtig ist\n\n### 4. Offene Fragen\n- Ungeklärte Punkte die Follow-up brauchen\n\n### 5. Nächstes Meeting\n- Wurde ein Folgetermin besprochen?\n\n## Teilnehmerliste (falls bekannt):\n{{ $json.participants ? JSON.stringify($json.participants) : 'Nicht angegeben — bitte aus dem Transkript erkennen' }}\n\n## Antwortformat (STRIKT als JSON):\n{\n \"zusammenfassung\": \"\",\n \"hauptziel\": \"\",\n \"ziel_erreicht\": true/false,\n \"entscheidungen\": [\n {\"entscheidung\": \"\", \"entscheider\": \"\"}\n ],\n \"todos\": [\n {\n \"aufgabe\": \"\",\n \"verantwortlich\": \"\",\n \"deadline\": \"\",\n \"prioritaet\": \"\",\n \"kontext\": \"\"\n }\n ],\n \"offene_fragen\": [\"\"],\n \"naechstes_meeting\": \"\",\n \"erkannte_teilnehmer\": [\n {\"name\": \"\", \"rolle\": \"\"}\n ],\n \"stimmung\": \"\",\n \"dauer_effektiv_genutzt\": \"\"\n}\n\n## Meeting-Daten:\nTitel: {{ $json.meeting_title }}\nDatum: {{ $json.date }}\nDauer: {{ $json.duration_minutes }} Minuten\n\n## Transkript:\n{{ $json.transcript }}" } ] }, "options": { "temperature": 0.2, "maxTokens": 4000 } }, "credentials": { "openAiApi": { "id": "", "name": "OpenAI API" } }, "notes": "GPT-4o analysiert das Transkript und erstellt: Zusammenfassung, Entscheidungen, To-Do-Liste mit Verantwortlichen & Deadlines, offene Fragen, und Stimmungseinschätzung." }, { "id": "parse-results", "name": "Ergebnis parsen & E-Mail bauen", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [1750, 300], "parameters": { "jsCode": "const aiResponse = $input.first().json.message.content;\nconst meetingData = $('Pfade zusammenführen').first().json;\n\ntry {\n let jsonStr = aiResponse;\n const jsonMatch = aiResponse.match(/\\{[\\s\\S]*\\}/);\n if (jsonMatch) jsonStr = jsonMatch[0];\n \n const result = JSON.parse(jsonStr);\n \n // Build participant email list\n let teilnehmerEmails = [];\n if (meetingData.participants && Array.isArray(meetingData.participants)) {\n teilnehmerEmails = meetingData.participants\n .filter(p => p.email)\n .map(p => p.email);\n }\n \n // Build HTML email\n const todosHtml = (result.todos || []).map((t, i) => {\n const prioColor = t.prioritaet === 'hoch' ? '#e74c3c' : t.prioritaet === 'mittel' ? '#f39c12' : '#27ae60';\n const prioLabel = t.prioritaet === 'hoch' ? '🔴 HOCH' : t.prioritaet === 'mittel' ? '🟡 MITTEL' : '🟢 NIEDRIG';\n return `\n ${i + 1}\n ${t.aufgabe}
${t.kontext || ''}\n ${t.verantwortlich}\n ${t.deadline || 'TBD'}\n ${prioLabel}\n `;\n }).join('');\n \n const entscheidungenHtml = (result.entscheidungen || []).map(e => \n `
  • ${e.entscheidung} (${e.entscheider})
    • `\n ).join('');\n \n const offeneFragenHtml = (result.offene_fragen || []).filter(f => f).map(f => \n `
  • ${f}
    • `\n ).join('');\n \n const emailHtml = `\n\n\n\n\n \n
    \n

    📋 Meeting-Protokoll

    \n

    ${meetingData.meeting_title} — ${meetingData.date}

    \n
    \n \n
    \n \n
    \n

    📝 Zusammenfassung

    \n

    ${result.zusammenfassung}

    \n ${result.ziel_erreicht !== undefined ? `

    Hauptziel: ${result.hauptziel} — ${result.ziel_erreicht ? '✅ Erreicht' : '⏳ Offen'}

    ` : ''}\n
    \n \n ${entscheidungenHtml ? `\n
    \n

    ✅ Entscheidungen

    \n \n
    ` : ''}\n \n
    \n

    🎯 To-Do-Liste (${(result.todos || []).length} Aufgaben)

    \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n ${todosHtml}\n
    #AufgabeVerantwortlichDeadlinePrio
    \n
    \n \n ${offeneFragenHtml ? `\n
    \n

    ❓ Offene Fragen

    \n \n
    ` : ''}\n \n ${result.naechstes_meeting ? `\n
    \n

    📅 Nächstes Meeting

    \n

    ${result.naechstes_meeting}

    \n
    ` : ''}\n \n
    \n

    Automatisch erstellt von der Meeting-Pipeline • ${new Date().toLocaleDateString('de-DE')}

    \n ${meetingData.recording_url ? `

    🎥 Recording ansehen

    ` : ''}\n
    \n \n
    \n\n`;\n\n // Plain text version for Slack / logs\n const todosText = (result.todos || []).map((t, i) => \n `${i + 1}. [${t.prioritaet?.toUpperCase()}] ${t.aufgabe} → ${t.verantwortlich} (bis ${t.deadline || 'TBD'})`\n ).join('\\n');\n\n return [{\n json: {\n // Meeting-Daten\n meeting_title: meetingData.meeting_title,\n meeting_date: meetingData.date,\n recording_url: meetingData.recording_url || '',\n \n // KI-Analyse\n zusammenfassung: result.zusammenfassung,\n hauptziel: result.hauptziel,\n ziel_erreicht: result.ziel_erreicht,\n entscheidungen: JSON.stringify(result.entscheidungen || []),\n todos: JSON.stringify(result.todos || []),\n todos_text: todosText,\n todos_anzahl: (result.todos || []).length,\n offene_fragen: JSON.stringify(result.offene_fragen || []),\n naechstes_meeting: result.naechstes_meeting || '',\n stimmung: result.stimmung || '',\n \n // E-Mail\n email_empfaenger: teilnehmerEmails.join(', '),\n email_betreff: `📋 Protokoll & To-Dos: ${meetingData.meeting_title} (${meetingData.date})`,\n email_html: emailHtml,\n \n // Meta\n teilnehmer_erkannt: JSON.stringify(result.erkannte_teilnehmer || []),\n erfasst_am: new Date().toISOString()\n }\n }];\n} catch (e) {\n return [{\n json: {\n error: true,\n message: 'Meeting-Analyse fehlgeschlagen: ' + e.message,\n raw_response: aiResponse,\n meeting_title: meetingData.meeting_title || 'Unbekannt'\n }\n }];\n}" }, "notes": "Parst die KI-Analyse und baut eine professionell formatierte HTML-E-Mail mit farbcodierten Prioritäten, Entscheidungsliste und To-Do-Tabelle." }, { "id": "if-error", "name": "Analyse OK?", "type": "n8n-nodes-base.if", "typeVersion": 2.2, "position": [2000, 300], "parameters": { "conditions": { "options": { "caseSensitive": true, "leftValue": "", "typeValidation": "strict" }, "conditions": [ { "id": "check-error", "leftValue": "={{ $json.error }}", "rightValue": true, "operator": { "type": "boolean", "operation": "notTrue" } } ], "combinator": "and" } } }, { "id": "sheets-protokoll", "name": "Protokoll-Archiv (Google Sheets)", "type": "n8n-nodes-base.googleSheets", "typeVersion": 4.7, "position": [2250, 150], "parameters": { "operation": "append", "documentId": { "__rl": true, "mode": "url", "value": "GOOGLE_SHEET_URL_HIER_EINFUEGEN" }, "sheetName": { "__rl": true, "mode": "name", "value": "Meeting-Protokolle" }, "columns": { "mappingMode": "autoMapInputData" }, "options": {} }, "credentials": { "googleSheetsOAuth2Api": { "id": "", "name": "Google Sheets OAuth2" } }, "notes": "Archiviert jedes Meeting-Protokoll mit Zusammenfassung, To-Dos (als JSON), Entscheidungen und Metadaten in Google Sheets." }, { "id": "gmail-send", "name": "Gmail: Protokoll an Teilnehmer", "type": "n8n-nodes-base.gmail", "typeVersion": 2.2, "position": [2500, 50], "parameters": { "resource": "message", "operation": "send", "sendTo": "={{ $json.email_empfaenger }}", "subject": "={{ $json.email_betreff }}", "emailType": "html", "message": "={{ $json.email_html }}", "options": {} }, "credentials": { "gmailOAuth2": { "id": "", "name": "Gmail OAuth2" } }, "notes": "Sendet das formatierte Protokoll per Gmail an alle Teilnehmer. Voraussetzung: Teilnehmer-E-Mails wurden im Webhook mitgeliefert." }, { "id": "smtp-send", "name": "SMTP: Protokoll an Teilnehmer", "type": "n8n-nodes-base.emailSend", "typeVersion": 2.1, "position": [2500, 200], "parameters": { "resource": "email", "operation": "send", "fromEmail": "meetings@deine-firma.de", "toEmail": "={{ $json.email_empfaenger }}", "subject": "={{ $json.email_betreff }}", "emailFormat": "html", "html": "={{ $json.email_html }}", "options": {} }, "credentials": { "smtp": { "id": "", "name": "SMTP Firmen-Mail" } }, "disabled": true, "notes": "ALTERNATIVE zu Gmail: Aktiviere diesen Node und deaktiviere Gmail, wenn du lieber über deinen eigenen SMTP-Server senden willst. Passe die Absender-Adresse an." }, { "id": "slack-notify", "name": "Slack: Zusammenfassung posten", "type": "n8n-nodes-base.slack", "typeVersion": 2.3, "position": [2500, 350], "parameters": { "resource": "message", "operation": "post", "channel": { "__rl": true, "mode": "name", "value": "#meetings" }, "text": "=:clipboard: *Meeting-Protokoll: {{ $json.meeting_title }}*\n:calendar: {{ $json.meeting_date }}\n\n*Zusammenfassung:*\n{{ $json.zusammenfassung }}\n\n:dart: *To-Dos ({{ $json.todos_anzahl }}):*\n{{ $json.todos_text }}\n\n{{ $json.naechstes_meeting ? ':date: Nächstes Meeting: ' + $json.naechstes_meeting : '' }}\n{{ $json.recording_url ? ':movie_camera: <' + $json.recording_url + '|Recording ansehen>' : '' }}\n\n:email: Protokoll wurde per E-Mail an alle Teilnehmer gesendet.", "otherOptions": {} }, "credentials": { "slackApi": { "id": "", "name": "Slack API" } }, "notes": "Postet eine Zusammenfassung mit To-Do-Liste in den #meetings Slack-Channel. 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